Si eres un usuario de Office tradicional no sabes lo que te estas perdiendo sin Google Docs y lo mejor de todo ¡es gratis! Pero eso no es lo que me hizo cambiar a Google Docs, algunas de las características que me fascinan son:

google-docs-cross-deviceSu Simplicidad, lo primero que notarás es que a diferencia de Office las barras de herramientas son muy simplificadas, esto angustia a todo el que lo prueba por primera vez pero seamos honestos ¿quién de ustedes usa Office al 100%? la realidad es que más del 90% de los usuarios usamos menos del 20% de la capacidad que ofrece la paquetería.

Acceso en cualquier dispositivo en cualquier momento, desde su inicio Google Docs fue concebido como una plataforma online y Google ha hecho un extraordinario trabajo desarrollando la App para todos los dispositivos desde equipos de escritorio y laptops, tabletas y smartphone.

Auto guardado en Google Drive, cuantas veces te ha sucedido que haz perdido archivos, eliminado por error o llegaste a una junta y no contabas con los archivos, esto con Google Docs jamás te volverá a suceder ya que simplemente con acceder a tu cuenta Google tienes todos tus documentos actualizados.

Importar archivo de Office, si tienes muchos documentos y piensas que tendrías que recrearlos en Google Docs para poder trabajar, bueno pues no es así, la funcionalidad de importar es genial, al importar prácticamente tendrás tu archivo con todas las formulas y aspectos que tenías en el de Office, así de fácil y sin tener que hacer ningún ajuste.

Acceso Online / Offline, lo que muchos piensan y por ello les da miedo utilizar Google Docs es que piensan que es únicamente una plataforma de uso Online lo cual es totalmente falso, uno pude habilitar la edición sin conexión y de esta forma tener tus documentos aun sin internet.


Aunque estas características son excelentes y fue lo que me llevo a hacer el cambio, lo que sigue realmente me ha fascinado y ha cambiado la forma en la que trabajo.


google-docs-shareCompartir y trabajo en equipo, esta es una de las mejores funcionalidades y que ha cambiado la forma en la que trabajamos en mi equipo. Quién no ha vivido el hecho de tener que generar un documento en el que más de una persona tenga que estar involucrado y que sea un documento que se tenga que actualizar constantemente, antes de Google Docs en mi equipo de trabajo el flujo de trabajo era reunir los archivos de cada uno de los miembros en un solo archivo y llamarlo archivo_XX_version1 y enviarlo por email a todos, después a los días actualizarlo repitiendo el mismo proceso, al cabo de varias versiones y millones de correos teníamos que hacer juntas para hacer una revisión del documento, ¿te suena familiar?

Con Google Docs compartir y trabajar en equipo es extremadamente simple solo necesitas una cuenta Google, puedes asignar permisos a cada usuario para que puedan editar o solo leer, puedes dejar mensajes en el documento y puedes chatear en tiempo real. ¡Simplemente genial!

revision-history-google-docs-restore-this-versionHistorial de Versiones,  sea que trabajes en un documento propio o en un documento compartido, si por alguna razón tu o una de las personas que colaboran en el documento elimina contenido que luego te das cuenta que era necesario, Google Docs cuenta con un historial de los cambios indicando en la pantalla con un color las áreas modificadas, que usuario hizo el cambio, fecha y hora… no hay excusa o “yo no fui”.

Estas son las características por las que ahora uso Google Docs y soy sumamente feliz, espero este artículo te ayude a generar curiosidad y probarlo. Desde que Google Docs salió a la luz en Febrero de 2007 ha mejorado enormemente y no me cabe duda que a futuro que mejorará aun más.

Prueba Google For Work aquí y dime cuál es tu experiencia: https://goo.gl/y8oE4s